Formulario de seguimiento

Objetivo

Recopilar información sobre el progreso del proyecto o iniciativa. La información recopilada puede utilizarse para evaluar el progreso del proyecto o iniciativa, identificar problemas o riesgos, y tomar decisiones informadas sobre el futuro del proyecto o iniciativa.

Cuándo utilizar esta herramienta

Los formularios de seguimiento de proyectos o iniciativas se pueden utilizar en cualquier proyecto o iniciativa. La herramienta es especialmente útil para organizaciones, departamentos, proyectos compartidos, que tienen activos al mismo tiempo diferentes proyectos o iniciativas liderados por diferentes personas.

Procedimiento:

1. Diseñar el formulario. El formulario debe incluir los campos necesarios para recopilar la información que se desea. Es importante decidir y concretar:

Plan de seguimiento:

• Periodicidad: con qué frecuencia se envía.
• Modo de seguimiento: Envío de correo electrónico con la periodicidad establecida y recordatorio una semana después.
• Formato de recogida de información: el formulario puede tener un formato digital (Google Forms, Microsoft Forms, Typeforms…) o en físico, en papel. Se decidirá según las personas que tengan que rellenarlo y según la forma en la que quiera analizarse posteriormente.

Contenido del formulario. En el proyecto Impacta+ se ha utilizado la siguiente estructura:

1. Introducción: bienvenida al formulario, explicación inicial para saber cómo completarlo y para qué sirve, e introducción de los datos de la persona que está rellenando.
2. Seguimiento: recogida de información de los hitos del proyecto o de la iniciativa, el impacto que está teniendo y los resultados que se están alcanzando.
3. Necesidades de comunicación: necesidades de comunicación que tiene la iniciativa o proyecto que la organización puede cubrir.
4. Otras necesidades: recogida de otras necesidades que la iniciativa o el proyecto puede tener y que la organización puede cubrir, como de recursos, contactos, alianzas…
2. Compartir el formulario con las personas responsables del seguimiento del proyecto o iniciativa.
3. Llenar el formulario de forma regular. En ciertos casos, hay que hacer seguimiento del cumplimiento del formulario, para que estas personas lo rellenen en tiempo y forma.
4. Analizar la información recopilada.

A tener en cuenta

• Recursos necesarios:
• El formulario en el formato que sea (digital o físico).
• El formulario debe ser claro y conciso.
• El formulario debe ser fácil de usar.
• El formulario debe ser flexible, para poder adaptarse a los cambios que puedan producirse en el proyecto o iniciativa.